Secrétariat à distance : quelles sont les activités concernées ?

Le secrétariat à distance ou télésecrétariat est une activité nécessaire à toutes les entreprises. Le métier est similaire à un secrétariat classique. Cependant, comme son nom l’indique, les activités se font à distance. Ce métier a émergé ces dernières années suite au développement technologique et aux besoins des entreprises. Ces dernières veulent optimiser leurs opérations et réduire leurs coûts.

Par ailleurs, les télésecrétaires effectuent des missions administratives. Ces missions prennent beaucoup de temps et sont secondaires. C’est pourquoi, le télésecrétariat est souvent confié à un prestataire externe, notamment une entreprise spécialisée dans ce domaine. Cette solution permet une gestion des tâches administratives plus efficace et flexible.

Pour mieux comprendre le fonctionnement d’un télésecrétariat, nous allons explorer les activités liées à ce service et mettre en évidence les avantages qu’il peut offrir.

Télésecrétariat : la gestion des agendas

Le secrétariat à distance peut être effectué par un freelance ou par un centre d’appels ou call center. La réalisation des tâches se fait grâce à l’utilisation des moyens de communication comme l’internet, le téléphone, etc. Par ailleurs, la première activité d’une télésecrétaire concerne la gestion des agendas. Elle est responsable de la planification et de la coordination des rendez-vous et des réunions d’une entreprise.

Elle assure que les disponibilités des différents professionnels sont prises en compte et organisent les rendez-vous de manière efficace. Cela peut inclure :

• la réservation de réunion.
• l’envoi d’invitation.
• la confirmation des rendez-vous, etc.

Grâce à cette gestion proactive des agendas, les secrétaires à distance contribuent à optimiser la gestion du temps et à éviter les conflits d’horaires.

Secrétariat à distance : la gestion des appels téléphoniques

L’activité de télésecrétariat touche toutes les entreprises quel que soit le secteur d’activité (médical, juridique, bâtiment, commercial, etc.). Par ailleurs, ces entreprises doivent gérer la réception et l’émission des appels. C’est pourquoi, cette activité est confiée à un service de permanence téléphonique. En premier lieu, la télésecrétaire se charge de répondre aux appels entrants au nom de l’entreprise. Dans ce cas, elle reflète l’image de l’entreprise, car elle est le premier contact avec le client.

Elle peut également fournir des informations aux appelants et traiter les demandes de renseignements courantes. Puis, elle filtre les appels non-pertinents ou non-urgents. Elle transmet également les appels importants aux personnes concernées. Ces différentes missions prennent beaucoup de temps. C’est pourquoi, l’externalisation du secrétariat permet de maintenir un service professionnel et d’assurer une réponse rapide aux clients ou aux partenaires commerciaux.

Secrétariat à distance : l’organisation d’évènements

Une entreprise est une entité où plusieurs évènements peuvent se produire. Les dirigeants et les cadres n’ont pas toujours le temps de s’occuper de la logistique, la communication ou encore le suivi de ces évènements. C’est pourquoi, ils ont besoin d’une assistance qu’elle soit virtuelle ou physique. En effet, l’organisation des évènements est une activité complexe à laquelle une télésecrétaire peut contribuer. Cela inclut différentes activités :

• Planification et coordination de réunions d’équipe.
• Organisation de conférences et de séminaires.
• Réservation des lieux (hébergement, salle de réunion, etc.)
• Réservation des billets d’avion, de train et location de voiture pour les déplacements.
• Gestion et envoi des invitations.
• Préparation logistique telle que la fourniture de matériel audiovisuel.

Pour que tout se passe sans encombre, la secrétaire à distance doit disposer de compétences spécifiques telles que le sens du relationnel, la maîtrise d’outils bureautiques, le sens d’organisation, la compétence linguistique.

Secrétariat externalisé : la prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous est une activité courante pour de nombreuses entreprises. Un secrétariat à distance peut se charger de cette tâche. Outre l’assistance téléphonique, la prise de rdv peut se faire également à travers d’autres canaux de communication comme l’email. Puis, elle peut s’effectuer sur internet. Pour ce faire, la télésecrétaire utilise des logiciels spécifiques. Chaque secteur possède son propre logiciel de réservation en ligne.

Dans le domaine médical, doctolib est l’outil de planification de rendez-vous le plus utilisé. Ces outils permettent de simplifier le processus de réservation. En seulement quelques clics, le client peut choisir une date sur le créneau horaire. Par ailleurs, la télésecrétaire confirme également les rendez-vous par courrier électronique et envoie les rappels aux participants. Cela permet de garantir une organisation fluide des rendez-vous et d’optimiser l’efficacité de l’entreprise.

Mission d’une télésecrétaire : autres tâches administratives

En plus de la réception d’appels, de la gestion des agendas professionnels et de la prise de rendez-vous en ligne, une télésecrétaire est la personne idéale pour gérer d’autres tâches administratives telles que :

• Gestion des courriers.
• Saisie de données.
• Transcription audio ou vidéo.
• Relance de facture impayée ou de devis.
• Rédaction de compte-rendu et de courriers administratifs.
• Gestion de trésorerie et de bases de données, etc.

Aujourd’hui, de nombreux prestataires offshores sont capables de gérer ces différentes activités. En plus d’un gain de temps, l’entreprise réalise également beaucoup d’économies. Cependant, il faut faire le bon choix de prestataire. Comme nous l’avons dit plus haut, il est possible de confier ces missions à une secrétaire indépendante ou à un call center.

En optant pour un centre d’appels à Madagascar, vous pouvez accéder à des compétences spécifiques sans avoir à embaucher du personnel à temps plein. De plus, l’externalisation du secrétariat à Madagascar offre une plus grande disponibilité au niveau des horaires. Cela inclut des plages horaires en dehors des heures de bureau traditionnelles.

En résumé, le secrétariat à distance offre une alternative efficace et flexible aux secrétaires traditionnelles sur place. Grâce à l’utilisation des TICs, les entreprises peuvent bénéficier de services administratifs professionnels sans les contraintes géographiques et les coûts associés à l’embauche d’une secrétaire.