4 types de saisie et traitement de données

Depuis plusieurs années, les entreprises en France sont dans l’obligation de conserver leurs documents dans le cadre de leur activité. D’où l’utilité de la saisie et traitement de données. Ainsi, les informations sont accessibles pour ceux qui souhaitent les utiliser ultérieurement. De plus, en cas de problème, il est possible de les utiliser comme preuve. Auparavant, la saisie de documents se faisait sur papier. Au fil du temps, ces documents deviennent illisibles ou peuvent se perdre. Ce qui n’est plus le cas aujourd’hui.

En effet, grâce à l’avancée technologique, les entreprises les conservent sur un support électronique, notamment un ordinateur sous format Word, Excel ou PDF. Cependant, quel que soit le format, l’activité est très chronophage. Or, il s’agit d’une activité secondaire, à faible valeur ajoutée. C’est pourquoi, il est conseillé d’externaliser la saisie de documents à un prestataire externe.

Par ailleurs, quels sont les types de données qui peuvent faire l’objet d’une externalisation ? On vous dit tout dans cet article.

La saisie et traitement de données proprement dit

Aujourd’hui, il existe un métier spécifique à la saisie et traitement de données. Il s’agit de l’opérateur de saisie. Celui-ci a pour mission de transférer les informations d’un support papier vers un support numérique. La saisie de documents semble être une opération facile à réaliser. Pourtant, l’activité ne consiste pas uniquement à taper sur un ordinateur. En effet, cela nécessite beaucoup de rigueur, de la concentration et beaucoup de temps.

C’est pourquoi, l’externalisation de services apparaît comme une solution pour trouver un expert en saisie de données. Ce professionnel peut saisir différents documents tels que les :

• Factures
• Questionnaires de fidélité.
• Coupons et annuaires.
• Fiches d’enquête.

Par ailleurs, il peut également saisir et retranscrire les informations d’un compte rendu, d’une réunion ou d’une conférence. Dans tous les cas, le prestataire exécute les commandes tout en suivant les consignes de l’entreprise donneuse d’ordre. Pour ce faire, il va suivre un cahier de charges précis et respecter les délais imposés.

La saisie de fiche produit

Par manque de temps, les consommateurs privilégient les achats en ligne. C’est pourquoi, on retrouve aujourd’hui de nombreux sites d’e-commerce. Pour se démarquer de la concurrence, il ne suffit pas d’avoir un visuel attrayant. Il faut également un contenu de qualité. En effet, le contenu est l’outil le plus pertinent pour optimiser la visibilité d’un site internet et améliorer sa rentabilité. Pour une entreprise de commerce en ligne, il est nécessaire de mettre en avant la page dédiée aux fiches produits.

En effet, la rédaction et l’intégration de fiche produit est une opération de saisie et traitement de données. Il ne faut pas négliger cette activité, car les descriptifs des produits jouent un rôle important dans la conversion du client. Autrement dit, les informations fiables et à jour peuvent pousser un consommateur à passer à l’acte d’achat. Pour réaliser cette tâche, il est possible de sous-traiter auprès d’une entreprise d’externalisation comme un centre BPO.

La saisie de documents comptables

La saisie et traitement de données concerne aussi la comptabilité. En effet, quel que soit le secteur d’activité, une entreprise doit effectuer une saisie comptable. Cette opération consiste à générer les écritures comptables et à les enregistrer sous forme de « journal ». Par ailleurs, la saisie manuelle se fait grâce à un logiciel de comptabilité. Une entreprise peut saisir différents documents tels que les :

• Factures de vente et d’achat.
• Relevés bancaires.
• Déclarations de TVA.
• Avis d’impôts et de taxe.

L’enregistrement comptable est utile pour de nombreuses raisons : tenir des registres précis, enregistrer les transactions ou encore pour suivre les soldes de trésorerie et de crédit de l’entreprise. Par ailleurs, cette opération peut se faire en interne. Cependant, pour éviter de faire des erreurs, la solution est de recourir aux services d’un prestataire. L’externalisation de la saisie de documents permet à l’entreprise de se focaliser davantage sur son développement et son cœur de métier.

Saisie et traitement de données : les notes de frais

Dans le cadre d’une mission ou dans l’exercice d’une activité, un salarié peut effectuer des dépenses comme les :

• Repas
• Hébergement.
• Location de voiture.
• Achat de fournitures de bureau.
• Abonnement téléphonique.
• Billet d’avion ou de train, etc.

Pour justifier l’existence de ces dépenses et demander un remboursement auprès de l’entreprise, le salarié doit rédiger un document. Il s’agit de la note de frais. Par ailleurs, il faut présenter un document où les données sont claires et précises. Pour ce faire, la saisie de note de frais se fait à l’aide d’un logiciel dédié.

Ainsi, il est plus facile d’exporter le contenu vers le fichier comptable dédié aux dépenses de l’entreprise. Le collaborateur peut saisir lui-même ce document. Cependant, cela peut occuper une grande place dans son activité. Ainsi, pour gagner du temps, il est judicieux d’externaliser la saisie de note de frais. De plus, l’externalisation de services évite d’effectuer des dépenses supplémentaires.

En somme, quel que soit le travail effectué concernant la saisie et le traitement de données, il est avantageux de confier les tâches à un sous-traitant expert dans ce domaine. Pour ce faire, notre centre de contact client à Madagascar peut vous aider dans cette activité. N’hésitez pas à nous contacter pour avoir plus d’informations à ce sujet.