Télésecrétaire à Madagascar : pour gérer votre permanence téléphonique

En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez exploiter toutes les opportunités pour satisfaire vos clients. Recourir à une télésecrétaire à Madagascar en fait partie. Ses missions sont multiples. Dans un marché concurrentiel, c’est une faute grave de perdre un appel quel que soit le motif. C’est pourquoi, en externalisant la réception de vos appels téléphoniques, vous évitez cette erreur. Puis, vous pouvez confier à un prestataire externe les tâches administratives comme la gestion de votre agenda professionnel.

Grâce à la stratégie d’externalisation, vous pouvez vous concentrer sur votre « business core » ou cœur de métier. Par ailleurs, le métier du télésecrétariat exige de nombreuses qualités. Votre secrétaire à distance doit avoir un bon sens du relationnel et faire preuve de patience et d’empathie. Elle doit également maîtriser certaines compétences, notamment linguistiques et informatiques. Les télésecrétaires malgaches sont les plus qualifiées sur le marché.

Qui peut faire appel à un service de télésecrétariat offshore ? Quel prestataire faut-il choisir ? Quels sont les pièges à éviter dans ce cas ?

Télésecrétaire à Madagascar : pour qui ?

Ce sont généralement les entreprises en France qui font appel à une télésecrétaire à Madagascar. Et pour cause, celle-ci maîtrise la langue française à l’écrit et à l’oral. Ce qui permet de faciliter la communication avec le client. Puis, il est connu que la main-d’œuvre malgache est moins coûteuse qu’ailleurs. Mais à qui s’adresse cette solution d’externalisation ? Chaque professionnel, quel que soit son secteur d’activité, a besoin d’un service de secrétariat.

Par ailleurs, que vous soyez une TPE, PME, un artisan, une grande société, ou que vous exercez une profession libérale, vous avez besoin de ce service pour optimiser votre organisation administrative. L’objectif est d’améliorer la fidélisation et la satisfaction des clients. Pour cela, vous avez besoin d’un bon ambassadeur. Recourir à un secrétariat externalisé permet d’avoir une équipe à l’image de votre société. Les télésecrétaires vont transmettre les valeurs de votre entreprise à vos clients.

Quel prestataire peut gérer votre secrétariat à distance ?

En optant pour un service de secrétariat téléphonique à distance, vous avez une multitude de choix concernant le prestataire. Tout d’abord, vous devez choisir celui qui connaît votre domaine d’activité. Cela permet de faciliter votre recherche. En guise d’exemple, si vous êtes une clinique, pensez à confier votre permanence téléphonique à un call center médical. Cette structure possède les moyens techniques et humains nécessaires pour gérer un nombre d’appels volumineux. De plus, les agents qui y travaillent sont formés à l’environnement médical.

Par la suite, grâce à un faible décalage horaire, la télésecrétaire à Madagascar peut gérer le standard téléphonique au-delà des heures ouvrables, pendant le week-end et les jours fériés. C’est le principal avantage de l’externalisation offshore. Pour assurer cette continuité de service, les centres d’appels mettent en place un système de rotation. Les télésecrétaires suivent un planning précis durant leur période de travail.

Quelles sont les principales activités d’un télésecrétariat ?

Un service de télésecrétariat a pour première mission de traiter vos appels en fonction de vos consignes spécifiques. La secrétaire téléphonique accueille le client de manière professionnelle, identifie la raison de son appel, traite sa demande et transfère son appel en cas d’urgence. De ce fait, le téléphone est son principal outil de travail. C’est pourquoi, cette fonction peut être gérée à des milliers de kilomètres. Madagascar possède la meilleure connexion internet dans l’Océan Indien. Cela permet de passer des appels à l’international sans problème de communication.

Outre la gestion des appels téléphoniques, votre télésecrétaire à Madagascar peut prendre vos rendez-vous, envoyer vos factures, effectuer des relances client, gérer vos courriers et effectuer quelques tâches bureautiques. Autrement dit, elle peut s’occuper de tâches commerciales et administratives. De ce fait, l’externalisation du secrétariat permet aux autres départements de votre entreprise de se focaliser sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Télésecrétaire à Madagascar : les pièges à éviter !

Le secteur de l’outsourcing est en pleine expansion à Madagascar. L’implantation des entreprises d’externalisation a contribué à la diminution du taux de chômage, surtout en zone urbaine. Ce développement s’explique également par le fait que les donneurs d’ordre sont de plus en plus nombreux à s’intéresser à cette destination. Par conséquent, l’accroissement de la demande a naturellement généré l’augmentation des offres. Cependant, il faut être attentif sur certains points.

Tout d’abord, avant d’externaliser à Madagascar, il faut se renseigner sur l’expérience et l’expertise du prestataire. Par la suite, il faut savoir que le meilleur rapport qualité/prix ne signifie pas nécessairement sélectionner l’offre la moins chère. C’est pourquoi, il est préférable de collaborer avec une entreprise plutôt qu’un prestataire indépendant. Pour finir, vous devez vous assurer que votre sous-traitant peut assurer un service de permanence téléphonique en tout temps.

En somme, si vous optez pour un télésecrétariat à Madagascar, il est judicieux de faire appel à un véritable professionnel du métier comme notre centre téléphonique offshore. Ainsi, vous ne perdez ni votre argent ni votre temps.