Secrétariat externalisé : comment ça marche ?

Peu importe l’activité de votre entreprise, vous avez toujours besoin d’un service de secrétariat en interne ou un secrétariat externalisé. En effet, ce service est le premier contact de tous vos interlocuteurs. Que ce soit vos clients, vos partenaires ou vos fournisseurs, tous passent par votre secrétariat pour effectuer leur demande. Par conséquent, les personnes chargées de s’occuper de ce service représentent l’image de votre entreprise.

Aujourd’hui, avec l’avancée technologique, le secrétariat peut s’effectuer à distance. En effet, vous n’avez plus besoin de faire un investissement conséquent. Un secrétariat externalisé vous affranchit de lourdes dépenses et vous permet d’avoir un service complet et rapidement opérationnel. Pour cela, vous déléguez une partie ou la totalité de ces tâches à une société tierce comme Opti-Serv.

Quelles sont les activités de secrétariat que vous pouvez externaliser ? Quels sont les bénéfices d’un service externalisé ? Pourquoi choisir notre centre d’appel à Madagascar ? Voici un aperçu de l’utilité de ce service pour votre entreprise.

Secrétariat externalisé, kesako ?

Vos collaborateurs sont submergés par la gestion administrative de votre entreprise. C’est l’une des raisons qui explique pourquoi vous avez du mal à développer vos activités. En effet, au lieu de se concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise, ils perdent du temps dans les tâches chronophages et énergivores. C’est pourquoi, l’externalisation du secrétariat ou le secrétariat externalisé est la solution à votre problème d’organisation. Cela vous évite une surcharge de travail et un gain de productivité.

Un service de secrétariat à distance est une prestation clé en main adaptée à toutes les entreprises. Généralement, vous pouvez confier la gestion de ce service à une entreprise spécialisée dans ce domaine comme une plateforme téléphonique ou call center. En effet, cette structure dispose d’une équipe dédiée pour gérer à votre compte toutes les tâches liées à votre secrétariat. Son objectif est d’offrir une organisation administrative de qualité à votre entreprise.

Quelles sont les activités d’un secrétariat à distance ?

Comme susmentionné, le service de secrétariat qu’il soit à distance ou en interne garantit l’image de votre entreprise ainsi que la relation avec vos clients. C’est la raison pour laquelle il est important de s’appuyer sur l’expertise d’un professionnel en secrétariat externalisé. De plus, il est à noter que le secrétariat à distance propose les mêmes fonctions qu’une assistance téléphonique. Par ailleurs, la distance n’est pas un blocage à la réalisation des tâches.

En effet, l’externalisation offshore permet d’avoir un service réactif et une disponibilité constante grâce à une permanence téléphonique. Bref, un service de qualité offre une bonne impression auprès de vos clients et vos partenaires. De manière générale, un secrétariat externalisé effectue :

• Gestion des agendas de votre entreprise.
• Gestion de vos appels téléphoniques.
• Organisation de vos évènements ainsi que vos déplacements.
• Prise de rendez-vous.
• Accueil téléphonique de qualité.
• Gestion de vos courriers.

Pourquoi le secrétariat externalisé est-il efficace ?

Le télésecrétariat offre plusieurs avantages pour votre entreprise. Tout d’abord, cela n’exige aucun engagement de votre part. De plus, vous disposerez d’une offre personnalisée avec des horaires flexibles. Par la suite, les secrétaires téléphoniques à distance sont compétentes et formées pour gérer vos agendas et traiter vos appels. Concernant vos agendas, vous avez la possibilité de les suivre et de les modifier à tout moment. En effet, votre prestataire vous propose un agenda commun, disponible en ligne et sur tous les appareils mobiles.

Si vous choisissez d’embaucher une équipe sur place, vous devez engager des frais supplémentaires en termes de recrutement et de rétention du personnel. Pour éviter cela, la solution est l’outsourcing. En effet, cela vous libère de toutes les contraintes économiques. Par ailleurs, vous n’avez plus de charges salariales et patronales à gérer. Votre facture dépend des horaires de travail des secrétaires et du travail accompli. Enfin, il ne vous reste plus qu’à vous concentrer sur votre plan de travail, bref votre métier.

Combien coûte une permanence téléphonique externalisée ?

En général, le tarif d’une permanence téléphonique externalisée varie en fonction de plusieurs éléments. Tout d’abord, votre facture dépend des services auxquels vous avez souscrit. En effet, comme susmentionné, un secrétariat à distance propose un large panel d’activités. Ensuite, le coût varie également selon le type de prestataire. Un freelance propose toujours un tarif très bas. Cependant, la qualité de service n’est pas toujours à la hauteur de vos attentes. C’est pourquoi, il est préférable de se tourner vers une structure plus fiable comme un centre d’appels.

Ce dernier peut effectuer une cotation téléphonique en fonction de vos demandes. Par ailleurs, il peut également proposer différentes formules : à la carte ou mensuelle. D’une part, si vous avez des missions occasionnelles à externaliser, la formule à la carte vous convient. Toutefois, pour les missions régulières, il est préférable d’opter pour une formule mensuelle. Dans tous les cas, vous pouvez toujours demander un devis personnalisé. En effet, le choix de prestataire dépend aussi du budget assigné au secrétariat externalisé.

Pourquoi déléguer votre secrétariat à Opti-Serv ?

Aujourd’hui, vous avez la possibilité de recourir à un centre d’appel offshore dans les pays comme Madagascar pour externaliser ce type d’opération. En effet, l’outsourcing offshore est une approche économique. Cependant, on constate que la liste des call center à Madagascar, notamment dans la capitale à Antananarivo ne cesse de s’allonger. Il existe également des freelances proposant des services de secrétariat externalisé. De ce fait, pour éviter une perte de temps et d’argent, il convient de s’adresser à un professionnel compétent comme Opti-Serv.

En effet, nous sommes un opérateur incontournable sur le marché de la permanence téléphonique à Madagascar depuis plusieurs années. Notre centre de contact client dispose de l’expérience et des qualifications nécessaires pour vous offrir des résultats concluants en matière de secrétariat externalisé et de permanence téléphonique. En plus d’une équipe compétente, nous utilisons des logiciels derniers cris pour gérer vos agendas professionnels. Bref, en confiant votre projet à notre équipe, vous choisissez une solution simple, pratique et efficace.

Comment fonctionne notre service de secrétariat externalisé ?

En choisissant d’externaliser votre secrétariat externalisé à Madagascar, le processus se déroule en quatre étapes. La première est de prendre contact avec notre équipe. Dans un premier temps, cet entretien vous permet d’échanger avec nos experts. Ainsi, vous pouvez définir les tâches à réaliser ainsi que les différentes missions à effectuer. Ensuite, notre centre d’appels offshore à Madagascar va vous transmettre une proposition par rapport à votre demande. Cela permet de poser les bases d’une collaboration saine.

Lorsque le devis vous convient, nous allons passer au contrat de collaboration. Après la signature de ce contrat, la mission peut commencer aux jours et aux heures prévus. Par ailleurs, vous devez noter que nous effectuons régulièrement un point avec votre entreprise. En effet, bien que les activités se fassent à distance, vous gardez la mainmise sur votre secrétariat. Cette mise au point permet d’évaluer votre satisfaction et le bon déroulement de la mission ainsi que les améliorations à apporter. Enfin, la dernière étape consiste à vous envoyer une facture sans surprise selon vos demandes.

Pour conclure, un secrétariat externalisé présente de réels avantages pour votre entreprise à condition d’opter pour un prestataire expérimenté. En outre, faire appel à notre call center offshore, c’est un choix gagnant.