Télésecrétariat : un élément essentiel à votre activité

Le télésecrétariat est un service qui peut s’exercer dans plusieurs secteurs d’activité. Ce processus consiste à déléguer les activités de secrétariat à un prestataire externe. C’est une activité très courante dans la vie d’une entreprise. En effet, les tâches administratives sont chronophages et répétitives. Pour ne pas perdre du temps dans ces tâches secondaires, la solution est l’externalisation de services. Raison pour laquelle on parle de secrétariat externalisé.

Il faut savoir que les tâches administratives sont similaires à celle d’une secrétaire classique. Elle se distingue de cette dernière par son exercice à distance. C’est pourquoi, certaines entreprises n’hésitent pas à recourir aux services d’un prestataire offshore. Ainsi, elles diminuent leurs coûts d’exploitation tout en augmentant leur niveau de productivité.

Nous vous invitons à découvrir dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur le télésecrétariat. Au sommaire :

1. Les différentes formes de télésecrétariat
2. Les types de télésecrétariat
3. Le métier de télésecrétaire
4. Les avantages de recourir à une externalisation offshore

Les différentes formes de télésecrétariat

Télésecrétariat médical

Aujourd’hui, les cabinets médicaux optent pour les services d’un télésecrétariat médical. Dans ce cas, ils externalisent la gestion de leurs agendas médicaux, la prise de rendez-vous en ligne ainsi que la gestion des appels des patients à une entreprise spécialisée dans ce domaine.

Télésecrétariat juridique

Tout comme le secteur médical, le secteur juridique a également besoin d’un service de télésecrétariat. On parle alors de télésecrétariat juridique. Les échanges avec les clients se font généralement par téléphone. La personne chargée de ce service s’assure de l’accueil téléphonique du cabinet.

Autres formes de télésecrétariat

D’autres secteurs ont recours à une secrétaire téléphonique à distance. C’est le cas du secteur du bâtiment et des travaux publics, de l’immobilier ou encore les artisans. En somme, lorsque le besoin se fait ressentir, les entreprises délèguent leur secrétariat à un prestataire externe.

Les types de télésecrétariat

A domicile

De nos jours, on trouve plusieurs télésecrétaires qui exercent en tant qu’indépendant. En général, ces personnes effectuent leur métier depuis leur domicile. Il existe plusieurs plateformes en ligne où on peut retrouver des freelances proposant ce service.

Les startups

On trouve également des startups qui proposent de gérer les appels téléphoniques et certaines tâches administratives à distance. Contrairement à une télésecrétaire indépendante, elles peuvent gérer un plus grand nombre d’appels. Cependant, elles testent encore la pérennité de leur projet.

Au sein d’un centre d’appels

Pour un service plus professionnel, les entreprises se tournent vers les centres d’appels. De ce fait, les activités télésecrétariat se font au sein d’une plateforme téléphonique. Par ailleurs, pour diminuer les coûts, la meilleure alternative est de recourir à un centre d’appels offshore.

Télésecrétariat : le métier de télésecrétaire

Les missions

Les tâches d’une télésecrétaire dépendent du secteur d’activité où elle travaille. Toutefois, on peut relever des tâches similaires comme :

• Le traitement des courriers.
• La réception des appels.
• L’organisation des plannings professionnels.

Les qualités requises

Pour exercer le métier de télésecrétaire, il est indispensable d’avoir certaines qualités. En effet, comme nous l’avons dit plus haut, elle est l’ambassadrice de l’entreprise. Pour cela, elle doit :

• Avoir un bon sens du relationnel.
• Être souriante et avoir de l’empathie.
• Avoir une bonne écoute et être organisée.

Les compétences

Pour exercer dans le domaine du secrétariat à distance, les qualités personnelles ne suffisent pas. Il faut également disposer de compétences professionnelles telles que :

• La pratique de certaines langues étrangères.
• L’utilisation d’outils bureautiques (word, excel, powerpoint).
• La connaissance du domaine de l’accueil, de l’administration et de la gestion.

Télésecrétariat : les avantages de recourir à un prestataire offshore

Économie d’argent

Le principal atout de l’externalisation offshore est la diminution des dépenses. Et pour cause, l’entreprise ne paye pas de charges salariales, les équipements informatiques ainsi que les charges locatives. De plus, le tarif est moins élevé comparé à une prestation onshore.

Horaires flexibles

Grâce au décalage horaire, les entreprises peuvent assurer une permanence téléphonique sur une plage horaire plus étendue. Le télésecrétariat assure ce service pour réceptionner tous les appels entrants. L’objectif est de garantir la satisfaction des clients et de maintenir l’image de marque de l’entreprise.

Professionnalisme

Avoir recours à un secrétariat externalisé, c’est profiter d’un personnel de qualité. Des télésecrétaires dédiées répondront à vos besoins selon votre domaine d’activité. Elles sont formées à ce métier et soutiendront une relation client réussie.

En résumé, recourir à un service de télésecrétariat est très avantageux tant pour les entreprises que pour les professionnels libéraux. Cependant, pour une bonne gestion des tâches administratives, la meilleure solution est de travailler avec un véritable professionnel comme un centre d’appels à Madagascar.