Externaliser l’accueil téléphonique : une solution simple et efficace

De nos jours, pour externaliser l’accueil téléphonique, il faut faire appel à un prestataire spécialisé dans ce domaine comme le centre d’appels. En effet, l’accueil qu’il soit physique ou par téléphone tient un rôle stratégique au sein d’une entreprise. C’est la voix de votre entreprise auprès de vos relations. Votre professionnalisme et votre organisation se reflètent à travers ce premier contact. C’est pourquoi, il est nécessaire de recourir à des professionnels dans ce métier.

Car oui, l’accueil téléphonique est une activité qu’il ne faut pas prendre à la légère. En effet, certains chefs d’entreprise pensent que le personnel en interne peut s’occuper de cette tâche « minime ». Il est donc inutile pour eux de la confier à des experts. Or, l’externalisation de l’accueil téléphonique revêt d’innombrables atouts pour leur entreprise.

C’est exactement ce que nous allons évoquer dans cet article. Cependant, pour bien comprendre l’utilité d’un centre d’appels, nous allons dans un premier temps expliquer l’importance de l’accueil téléphonique.

Les défis de l’accueil téléphonique en interne

L’accueil téléphonique en interne crée des défis pour les entreprises. La charge de travail pour le personnel peut devenir trop importante, réduisant la productivité. De plus, les coûts liés à la gestion interne, comme la formation et l’infrastructure, peuvent être élevés. A cet effet, externaliser cette fonction peut être une solution économique et professionnelle.

Aussi, les risques liés à la qualité du service sont toujours présents en interne. Le personnel peut faire face à des fluctuations de charge de travail, impactant la satisfaction client. Externaliser l’accueil téléphonique se présente comme une solution viable. Cela offre une alternative plus économique et professionnelle.

Quels sont les composants d’un accueil téléphonique de qualité ?

L’avancée des TICs (Technologies d’Information et de Communication) a favorisé la relation client à distance. Dans ce contexte, le téléphone reste l’outil incontournable utilisé par les entreprises et les clients. C’est pourquoi, il faut maîtriser les techniques de gestion d’appels téléphoniques. Par ailleurs, certains éléments déterminent la qualité d’un accueil téléphonique :

• Le temps de décrochage
• Le traitement de la requête
• La réactivité
• L’élocution de l’agent de sa qualité d’écoute, etc.
• La personnalisation des échanges

Par ailleurs, externaliser l’accueil téléphonique auprès d’un prestataire compétent permet à votre entreprise de :

• Véhiculer une bonne image de votre entreprise
• Donner une bonne première impression aux interlocuteurs.

 Pour quelles raisons faut-il externaliser l’accueil téléphonique ?

Demander à votre comptable ou à votre chargé de recrutement de gérer les appels téléphoniques de votre entreprise, c’est comme attendre un train à l’aéroport. C’est insensé ! En effet, chacun de vos collaborateurs a sa propre fonction et surtout son domaine de compétence. De ce fait, pour ne pas perdre du temps précieux, la solution est d’externaliser l’accueil téléphonique auprès d’un centre d’appels. Ainsi, chacun peut se concentrer sur sa tâche respective.

En optant pour un centre d’appels de qualité, tous vos contacts seront impressionnés par le niveau de professionnalisme et l’expertise de votre entreprise. Par ailleurs, l’externalisation de services est également un moyen de bénéficier de la disponibilité d’une permanence téléphonique. Ce sont surtout les centres d’appels offshore qui proposent des horaires de travail plus étendus. De ce fait, vos clients et partenaires peuvent joindre votre entreprise en tout temps, même pendant les jours fériés.

Externaliser l’accueil téléphonique pour booster vos objectifs de vente

Lorsqu’un client appelle votre entreprise ou vice-versa, lorsque vous appelez vos clients, il est important de soigner l’accueil téléphonique. En effet, si le client parle avec une personne mal à l’aise au téléphone, nonchalant et incompréhensible, il ne va jamais consommer votre produit ou acheter votre service. Il faut garder en tête que le professionnalisme et la compétence paient. En ayant des personnes qualifiées dans votre équipe externe, vous allez augmenter vos bénéfices.

S’il s’agit de vendre un produit ou un service, elles sauront atteindre vos objectifs de vente. Si cela concerne l’image de votre entreprise, elles offrent un accueil personnalisé. Dans tous les cas, vos clients seront satisfaits et recommandent votre service à leur entourage. Par conséquent, un accueil téléphonique de qualité améliore indirectement votre chiffre d’affaires. Pour cela, vous devez externaliser l’accueil téléphonique et faire le bon choix de prestataire.

Centre d’appels : les services complémentaires

En plus d’externaliser l’accueil téléphonique, vous pouvez collaborer avec un centre d’appels pour gérer d’autres services. Il s’agit notamment de la gestion de relation client et des services BPO. En guise d’exemple, vous pouvez solliciter des agents en centre d’appels à Madagascar pour :

• Effectuer des activités de prise de rendez-vous
• Gérer votre service client à Madagascar
• Animer les plateformes de réseaux sociaux
• Réaliser vos campagnes d’emailing
• Faire de la télévente, etc.

En adoptant une approche globale du service à la clientèle, les call center deviennent actuellement des centres de contact client. C’est pourquoi, nombreux peuvent proposer ces différentes prestations. L’objectif est d’unifier le service client en utilisant divers canaux de communication.

En somme, l’accueil téléphonique joue un rôle crucial dans la bonne gestion de la. En externalisant auprès d’un call center offshore, non seulement vous réalisez des économies, mais vous bénéficiez également d’un service de qualité. De ce fait, si vous êtes à la recherche d’un centre d’appels à Madagascar, Opti-Serv vous apporte la solution dont vous avez besoin.